Redaktörens anmärkning: Vi har uppdaterat prissektionen i denna recension för att återspegla förändringar i vad RingCentral tar ut.

RingCentral Fax erbjuder några av de mest övertygande och kraftfulla faxfunktionerna vi har sett från en elektronisk faxtjänst. Det erbjuder också några av de bästa online-vägledningarna för support. Dock är RingCentrals endast fax-del en del av företagets större rösttjänstjuggernaut och dess appar och webbaserat gränssnitt på mobil, webb och skrivbord återspeglar detta på ett sätt som är distraherande för endast fax användande.

Prissättning

RingCentral har ändrat sina priser och planstorlekar sedan vi först granskade tjänsten. Ditt startpaket ger dig nu 750 sidor för $ 15 när du faktureras varje månad. (Om du registrerar dig för en årsplan kan du spara dina månatliga kostnader: nivån på 750 sidor sjunker till 13 dollar per månad för årlig abonnenter.) RingCentral säger att det bästa värdet erbjuder 1 500 sidor för 23 dollar per månad (vilket sjunker till 18 dollar för årliga prenumerationer). Det finns också en nivå på 2500 sidor ($ 60 per månad) och en $ 50 obegränsad plan som också inkluderar tillgång till två delade faxnummer.

Gratis provperiod: RingCentral erbjuder nu en 7-dagars gratis provperiod för sin faxtjänst, en kortare testperiod än tidigare.

Uppstart

Du kan välja ett avgiftsfritt nummer, fåfängnummer eller lokalt telefonnummer. RingCentral är den enda tjänsten jag försökt som stöder ett avgiftsfritt nummer eller ett "fåfänga" avgiftsfritt nummer som består av bokstäver, siffror eller symboler (till en engångsavgift på 30 USD). RingCentral var också den enda tjänsten jag testade som leder dig genom överföringen av ett befintligt faxnummer till tjänsten online; andra tjänster kräver att du kontaktar företaget för att initiera en överföring.

När du väljer ett lokalt nummer kan du gå ner till specifika orter inom ett riktnummer, med större detaljer än vad vi vanligtvis sett. När du har valt ditt telefonnummer anger du din kontaktinformation följt av betalnings- och faktureringsinformation och vilken betalningsplan du väljer (månadsvis eller årlig). Tjänsten verifierar nu att du är den du säger att du är med en separat autentisering via din mobiltelefon. Först då kommer du till det sista steget i att ställa in en 7-dagars gratis provperiod - aktivera kontot via en e-postlänk. När du följer länken skapar du ett lösenord, en PIN-kod och en säkerhetsfråga. PIN: s syfte är oklart för faxtjänstanvändaren; gränssnittet säger att det är för åtkomst till dina röstmeddelanden, men... det här är endast en faxtjänst, inte RingCentrals fullständiga enhetliga meddelandeprodukt.

För ditt konto loggar du alltid in med ditt faxnummer. Under den första skapandet av ett konto uppmanar RingCentral dig att ställa in ett lösenord och en PIN-kod, vilket företaget har starkare krav på dessa än andra tjänster som jag försökt, till exempel kräver både en stor bokstav och en siffra.

MER: Bästa faxtjänster online

När du loggar in först går du igenom en expressinställning för ditt konto och lägger till ett företag information samt din information för kontot, inklusive hur ditt namn, e-postadress och tidszon ska visas. Tjänsten har nu en smidig genomgång som förklarar hur man skickar och tar emot fax. Det uppmanar dig också att ladda ner mobilappar för iOS och Android och appar för Mac och PC. Medan mobilapparna är avsedda för mottagning av fax, låter skrivbordsapparna dig både skicka och ta emot fax, samt lägga till en anpassad försättsblad eller schemalägga en faxleverans.

Det här är det första jag började se de irriterande elementen i RingCentrals gränsöverskridande gränssnitt. Till exempel, för vårt faxkonto, uppmanar fliken kontoinformation dig att bekräfta din tilläggsinformation, bara en fråga meningsfullt om du är en enhetlig kommunikationsabonnent, inte en faxabonnent - vilket innebär att du använder rösttjänsten, för. Tjänstens gränssnitt via webben och via dess mobila och stationära appar, är fyllda med referenser som det till rösttjänsten; ditto för de stora hjälpfilerna.

Gränssnitt

Webbgränssnittet är utformat för att vara universellt och täcker fax såväl som röst- och enhetskommunikationskomponenter i RingCentrals tjänster. Jag tyckte att frekventa röst- och enhetliga kommunikationsreferenser var distraherande och bristen på tydligt faxspecifika element irriterande. Det enda faxspecifika elementet sitter längst till höger på skärmen, en subtil ikon som är avsedd att indikera att en sida skickas via fax.

Detta blir särskilt tydligt med den multifunktionella mobilappen, som finns för den enhetliga kommunikationssidan av RingCentral, inte för faxtjänsten. När jag till exempel loggade in på mobilappen var det första jag såg en välkomstskärm som berättade för mig det Med RingCentral kan du visa ditt företags telefonnummer för samtal, sms och fax även när du inte är där ditt skrivbord; och fem av de sex första välkomstskärmarna har inget att göra med faxtjänsten. För vissa användare kan den skamlösa självreklam orsaka stunder av paus och förvirring innan de inser att dessa andra tjänster bara inte är relevanta för dem.

Jag tyckte att RingCentrals frekventa röst- och enhetliga kommunikationsreferenser var distraherande och bristen på tydligt faxspecifika element irriterande.

När jag loggade in på mobilappen var det första jag såg en välkomstskärm som berättade för mig att RingCentral låter dig visa ditt företags telefonnummer för samtal, sms och fax även när du inte är hos dig skrivbord.

På plussidan innehåller avsnittet inställningar några funktioner som inte finns någon annanstans. RingCentral är den enda tjänsten för de jag testade som kan meddela dig om inkommande och utgående fax via både e-post och SMS. Du kan också ställa in information om försättsbladet och välja att blockera nummer.

När du väl loggat in på webbgränssnittet står du inför en design med ett översta navigeringsfält för att få tillgång till din kontoöversikt över senaste meddelanden och senaste samtal, meddelanden (som inkluderar mappar för inkorg, utkorg, skickad ruta och raderade objekt), samtalslogg, kontakter, inställningar, fakturering och verktyg (vilket leder till app Nedladdningar). Som nämnts tidigare är alternativet för att skicka ett utgående fax fördunklat med en meningslös ikon längst till höger om det här övre navningsfältet. Blink, och du kanske missar referensen, särskilt frustrerande med tanke på att vi prenumererade på faxtjänsten.

Filformat och molnstöd

RingCentral stöder mer än 40 filformat, dubbelt så mycket som vi såg förra gången vi granskade tjänsten. Det fanns inget stöd för OpenDocument-filer. Tjänsten är en av två som jag testat som enkelt kan komma åt filer från webblagring: Dropbox, Box eller Google Drive. Faktum är att RingCentral nu är integrerat med Google for Work. HelloFax har dock bredare stöd: Det stöder att ta tag i filer från dessa tjänster, liksom Evernote och OneDrive, och det låter dig också lagra inkommande fax i molnet. På grund av detta föredrog jag hur HelloFax integrering av molnlagring fungerade.

Android- och Windows-appar

För att slutföra den första genomgången uppmanar tjänsten dig att ladda ner lämpliga gratisappar för iOS och Android för mobil, och Mac och Windows för skrivbord. Jag testade Android-appen och Windows-appen; båda har ett konsekvent gränssnitt och tillvägagångssätt som mer gynnar rösttjänstens komponenter än tjänsten endast fax.

Android-appen erbjuder bra funktionalitet och gör det enkelt att ladda ner ett inkommande fax från molnet, visa det och sedan välja att mejla det eller vidarebefordra det som ett fax. Men det finns ingen märkning eller hantering av inkommande fax, och appen är utformad för att täcka alla RingCentral kommunikation, inklusive röst, vilket innebär att det finns många irrelevanta menyalternativ om du är en RingCentral Fax abonnent.

Windows-appen har liknande problem. Det är kompakt och kräver bara ett smalt band av skärmfastigheter, som en typisk chattmeddelandeapp skulle göra. Appen visar inkommande fax och kommer att dyka upp ett meddelande på skärmen om att ett nytt fax har mottagits. Jag märkte emellertid en fördröjning mellan meddelandet och när faxet mottogs i RingCentral-webbinkorgen och i min e-post. Klicka på ett fax för att visa det i din valda PDF-läsare.

Skicka och ta emot fax

Första gången installationen av RingCentral gör ett bra jobb med att introducera användare till hur man skickar eller tar emot ett fax. Som med andra tjänster kan du skicka ett fax via e-post med faxnumret (inget "1") @ rcfax.com, eller så kan du skicka via webb-, mobil- eller stationära appar.

Inkommande fax kommer som en e-post-PDF (du kan välja att inte ha PDF-filen inkluderad) och visas i webb- och mobilgränssnittet på fliken Meddelanden. Samma flik Meddelanden skulle vara hur du skulle få tillgång till röstmeddelanden om du var en enhetlig RingCentral Office-abonnent. Det är också där RingCentral levererar röstmeddelanden relaterade till ditt konto, till exempel om du har ändrat ett lösenord eller utfört annan sådan kontoaktivitet.

Den faktiska mallen för att skicka ett fax är åtminstone en vänlig och användbar presentation. RingCentral börjar med att be dig om mottagarens faxnummer, som du kan lägga till manuellt eller genom att välja bland kontakter som är lagrade i RingCentral (du kan importera kontakter från en CSV-fil). Klicka på kryssrutan nedan för att inkludera en försättsblad, från ditt val av 13 mallar, men inte från din egen design. Därefter väljer du filerna som ska bifogas och faxas. Du kan välja en fil från din dator eller ansluta till Dropbox, Box eller Google Drive molnlagring för att hämta den eller de filer du behöver faxa.

Nästa steg i att skicka är att schemalägga faxet för sändning nu eller skicka vid en schemalagd tid. Träffa schemat och ditt fax går in i utgående kö för bearbetning och sändning. Det här är den enda tjänsten vi testade som låter dig schemalägga ett fax. Detta är en kraftfull funktion, särskilt för företag.

För så mycket som jag gillade den enkla schemaläggningsfunktionen och stöd för webblagring, fann jag också att RingCentral saknade faxspecifik funktionalitet. Specifikt saknar den hantering av inkommande och utgående fax så att du kan märka och söka fax, eller åtminstone sortera efter inkommande och utgående fax. Medan schemaläggningen gör det enkelt att göra fax med stora volymer gör bristen på faxhantering tjänsten mindre gynnsam för en mycket aktiv faxlinje.

RingCentral säger att den använder SSL-säkerhet. Tjänsten är dock inte HIPPA-kompatibel, så om det är viktigt för dig, överväg en tjänst som Sfax. Du kan skicka internationella fax, men du måste först köpa krediter för att göra det.

Slutsats

Det finns mycket att gilla med RingCentral Faxs erbjudanden för faxning, med en flexibel uppsättning funktioner och starkt mobil- och molnstöd. Tjänsten gör det särskilt enkelt att skicka schemalagda fax, och det är den enda tjänsten vi testade som möjliggör schemalagda fax. Men MetroFax och Nextiva vFax kostar båda mindre. Och RingCentrals starkt kombinerade röst- och faxgränssnitt och bristen på hantering av faxspårning begränsar tjänstens överklagande. Vi föredrar MetroFax för dess enkla faxsökning och taggning och dess rena, faxcentrerade gränssnitt.

Få omedelbar tillgång till nyheter, de hetaste recensionerna, bra erbjudanden och hjälpsamma tips.